MexarAutomatisation d’un workflow en PME : par lequel commencer, et à quoi ressemble l’après
Commencez par un seul workflow : un enchaînement qui revient chaque semaine, dont les règles sont déjà connues et dont le coût se voit (relances, ressaisies, attentes). Cherchez-le parmi trois familles, les validations, les rapports et les échanges de données. Choisissez-le selon le gain possible, les contraintes et le coût complet. Puis dessinez son avant/après en gardant visibles les décisions humaines et les indicateurs qui prouveront le gain.
Par François Aubeut, fondateur de Mexar ·
1 · Repérer
Trois familles de workflows à examiner en priorité
Un workflow est une suite d’étapes déclenchée par un événement précis (une demande, une date, un fichier reçu) et qui se termine par un résultat identifiable. Dans une PME, ceux qui coûtent le plus ne sont pas toujours les plus visibles : ils se cachent dans les boîtes mail, les tableurs partagés et les « petites » tâches du lundi matin.
Les validations
Demandes d’achat, congés, notes de frais, devis à faire signer, bons de livraison à contrôler.
Signes à repérer
- On relance par email pour savoir « où en est » la demande.
- Une absence du valideur bloque tout le circuit.
- Personne ne peut dire qui a validé, ni quand.
Les rapports
Tableau de bord hebdomadaire, suivi de production, reporting client, relevés mensuels pour la direction.
Signes à repérer
- Le même tableau est reconstruit à la main à chaque période.
- Les chiffres diffèrent selon la personne qui l’a préparé.
- Le rapport arrive trop tard pour servir à une décision.
Les échanges de données
Commandes reçues par email, exports d’un logiciel importés dans un autre, fichiers transmis à un client ou à un fournisseur.
Signes à repérer
- Copier-coller entre deux logiciels, ou export CSV retouché.
- Une même information saisie deux ou trois fois.
- Les erreurs de saisie se découvrent chez le client.
Relever chaque candidat sur une demi-page
Avant de comparer, décrivez chaque workflow de la même façon. Ce relevé prend une heure avec les personnes qui le font réellement ; il évite de choisir sur une impression.
- Déclencheur
- Ce qui lance le workflow : email reçu, date, formulaire, fichier déposé.
- Étapes et personnes
- Qui fait quoi, dans quel ordre, avec quel outil.
- Volume et période
- Nombre d’occurrences par semaine ou par mois, pics compris.
- Temps par occurrence
- Mesuré sur quelques cas réels, pas estimé de mémoire.
- Attentes
- Délai entre le déclenchement et le résultat, et où il se perd.
- Erreurs et retouches
- Dossiers incomplets, corrections, retours clients.
- Décisions humaines
- Les moments où quelqu’un juge, arbitre ou engage l’entreprise.
- Données et outils
- Où l’information est stockée, et si elle est accessible.
2 · Choisir
Choisir le premier : trois questions, dans cet ordre
Le premier workflow automatisé sert à deux choses : produire un gain réel et prouver, chiffres à l’appui, que la démarche fonctionne dans votre entreprise. Nous l’abordons comme dans la méthode ROI-first : une première amélioration choisie selon les gains attendus, l’effort et le délai de retour, puis mesurée.
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Quel gain est possible, et de quelle nature ?
Additionnez ce que le relevé montre : heures passées, délais qui retardent une facture ou une livraison, erreurs qui coûtent un avoir ou une relance. Séparez le temps récupéré, que vous valorisez à un coût horaire convenu, des économies de trésorerie (intérim évité, pénalités supprimées). Une heure libérée n’est pas un euro économisé tant qu’elle n’est pas réaffectée.
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Quelles contraintes peuvent bloquer ?
Les données sont-elles accessibles (export, API, fichier structuré) ? Les règles sont-elles stables et écrites, ou chacun applique-t-il les siennes ? Une obligation de traçabilité ou de conformité s’applique-t-elle ? Les personnes concernées sont-elles prêtes à changer leur façon de faire ? Un seul « non » franc suffit souvent à repousser un candidat.
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Que coûtera la solution, en entier ?
Comptez la réalisation, mais aussi les abonnements, la maintenance quand un logiciel connecté évolue, et le temps de vos équipes pour décrire, tester et adopter. Un gain modeste avec un coût très faible peut passer devant un gain important qui demande six mois de travaux. La comparaison des outils d’automatisation pour PME détaille ces postes.
Exemple fictif
Une PME industrielle hésite entre trois candidats
Rapport de production hebdomadaire
Deux heures chaque lundi. Gain réel mais limité, et les données viennent d’une machine dont l’export est irrégulier.
Plus tard : contrainte de données à lever d’abord
Demandes d’achat
Environ 90 par mois, circuit par email et tableur, relances fréquentes, une demande sur six revient incomplète. Règles déjà écrites dans la politique d’achat.
Retenu : volume, règles connues, gain mesurable vite
Saisie des commandes clients
Gain potentiellement plus élevé, mais commandes reçues dans des formats très variés et exceptions nombreuses.
Plus tard : à analyser au niveau du processus
Données inventées pour illustrer le raisonnement. Une grille de priorité complète (fréquence, volume, stabilité des règles, risques) est proposée dans l’article quels workflows automatiser dans une PME ou mid-size.
3 · Dessiner
Avant / après : le workflow des demandes d’achat
Le dessin de l’après se fait avant de choisir un outil. Il montre ce que la machine fait seule, où une personne garde la décision, et ce que l’on mesure. Le cas reste fictif ; la structure se transpose à une validation de congés, de devis ou de notes de frais.
Avant
- Le demandeur écrit un email avec le besoin, parfois sans montant ni fournisseur.
- L’acheteur recopie la demande dans un tableur partagé.
- L’acheteur relance pour obtenir les informations manquantes.
- Le responsable valide par email, quand il voit le message.
- L’acheteur ressaisit la commande dans le logiciel de gestion.
- Le suivi se fait en relisant les fils de messages.
Aucune mesure fiable : le délai et le nombre de relances sont reconstitués de mémoire.
Après
- Le demandeur remplit un formulaire : montant, fournisseur, ligne budgétaire et justificatif sont obligatoires.
- Contrôles automatiques : budget restant, fournisseur référencé, seuil de montant.
- Sous le seuil et fournisseur connu : le responsable valide en un clic depuis une liste claire.
- Au-dessus du seuil, hors budget ou nouveau fournisseur : la demande part en décision humaine avec toutes les pièces.
- La commande est préremplie dans le logiciel de gestion ; l’acheteur la vérifie et l’envoie.
- Chaque étape est horodatée : délai, relances et retours sont comptés sans effort.
L’automatisation prépare et contrôle. Elle n’engage pas l’entreprise à la place d’une personne.
Les indicateurs à relever avant de modifier quoi que ce soit
Sans état initial, aucun gain ne peut être démontré. Relevez ces indicateurs sur quelques semaines avant le changement, puis sur la même durée après, avec le même périmètre.
| Indicateur | Comment le relever | Avant (fictif) | Objectif (fictif) |
|---|---|---|---|
| Délai demande → commande | Médiane sur toutes les demandes de la période | 4 jours ouvrés | 1 jour ouvré |
| Demandes incomplètes | Part des demandes nécessitant une relance | 1 sur 6 | Presque nulle, champs obligatoires |
| Temps humain par demande | Chronométré sur un échantillon, toutes personnes comprises | 22 min | 9 min |
| Demandes en décision humaine | Part envoyée au responsable pour arbitrage | Toutes | Celles au-dessus du seuil ou hors règle |
| Erreurs de commande | Commandes corrigées après envoi | À relever | À fixer après relevé |
Ce que vaut l’exemple, sans l’enjoliver
Temps récupéré estimé, si l’objectif de 9 min est atteint(22 − 9) min × 90 demandes = 19,5 h par mois
Valorisé à 40 € de l’heure (coût horaire fictif)780 € de temps valorisé par mois
À retrancherAbonnements, maintenance et temps de suivi, sur la même période
Ces 19,5 h sont un gain estimé à partir de l’objectif, pas une mesure : il reste à le confirmer par la mesure après la mise en service. Ces 780 € ne sont pas non plus une économie de trésorerie : ils deviennent un gain lorsque les heures libérées servent à autre chose de mesurable. Le délai raccourci peut, lui, avoir un effet direct (livraisons à l’heure, moins d’achats en urgence) qu’il faut chiffrer séparément pour ne pas le compter deux fois. Pour passer de cet ordre de grandeur à un retour sur investissement, voir le calcul du ROI d’un logiciel sur mesure ou le simulateur de l’accueil.
Les contrôles humains à garder, même quand tout fonctionne
Ce que la personne décide
- Les engagements financiers au-delà d’un seuil.
- Les cas que les règles ne prévoient pas.
- Tout ce qui est irréversible ou engage la relation client.
Ce que la personne surveille
- La liste des demandes bloquées ou rejetées par un contrôle.
- Un échantillon de dossiers validés automatiquement, relu chaque mois.
- Les alertes quand un logiciel connecté ne répond plus.
Ce que l’équipe nomme
- Un responsable du workflow, qui peut modifier les règles.
- Une procédure de repli si l’automatisation s’arrête.
- Une date de bilan avant/après, fixée à l’avance.
Valider chaque sortie de l’automatisation recrée le goulot que l’on voulait supprimer. Réservez la décision humaine aux cas qui l’exigent, et contrôlez le reste a posteriori.
Et ensuite ?
Vous avez un candidat en tête ? Décrivez-nous le workflow, son volume et ce qui coince. Nous regarderons avec vous s’il mérite d’être le premier.
Décrire votre workflow