MexarQuels indicateurs révèlent le besoin d’un logiciel personnalisé ?
Mesurez le processus avant de mesurer l’intérêt d’un logiciel. Les indicateurs utiles relient un volume traité à du temps actif, des reprises et des délais. Ils doivent expliquer un problème précis, puis rester comparables après une amélioration.
Par François Aubeut, fondateur de Mexar ·
Une unité de travail, une période, un périmètre
Choisissez une unité : demande, dossier, rapport, commande ou essai. Définissez où le travail commence et où il finit. Un même dossier ne doit pas être compté à chaque transfert entre deux personnes.
Retenez une période qui reflète l’activité que vous cherchez à améliorer, avec ses éventuels pics. Gardez les dossiers exclus et la raison de leur exclusion. Un relevé fait uniquement les jours calmes décrit les jours calmes, pas toute votre activité.
Le tableau de mesure à compléter
| Indicateur | Calcul ou unité | Précaution |
|---|---|---|
| Volume traité | Nombre de dossiers terminés sur la période. | Conserver la définition de « terminé » et les mêmes types de dossiers. |
| Temps actif | Minutes de travail cumulées par dossier, tous intervenants concernés. | Séparer le travail de l’attente ; ne pas additionner deux fois une saisie et sa correction. |
| Reprises | Dossiers corrigés / dossiers contrôlés. | Noter la cause et le dénominateur, pas seulement le nombre d’erreurs. |
| Délai traversant | Temps entre réception et sortie attendue. | Présenter aussi les cas longs ; une moyenne peut cacher les blocages. |
| Ressaisies | Champs ou informations retapés par dossier. | Vérifier si la source est déjà fiable avant de projeter une synchronisation. |
| Effort de coordination | Temps de recherche, relance ou rapprochement. | Indiquer les personnes concernées et retirer ce temps du relevé principal s’il y figure déjà. |
Du relevé à une hypothèse de gain
- ObserverUn dossier de bout en bout.
- ReleverTemps actif, reprises, attentes.
- ExpliquerLa cause que l’on peut modifier.
- ComparerLe même périmètre après essai.
Dans un exemple fictif, 120 dossiers en un mois demandent chacun 12 minutes de saisie et de contrôle. Cela représente 24 heures, pas 120 heures. Un essai qui ramènerait ce travail à 8 minutes permettrait d’estimer 8 heures récupérées sur le même volume. À 40 € par heure convenus pour la valorisation, cela ferait 320 € de capacité valorisée, avant les coûts additionnels.
Ces 320 € ne sont pas une économie de trésorerie automatique. L’hypothèse suppose que l’essai tient à ce volume, que les contrôles restent effectués et que le temps dégagé peut servir. Elle n’inclut aucun résultat client réel.
Une fiche de relevé qui reste exploitable
Décrire le dossier
Date, type, étapes couvertes et nombre d’intervenants. Utilisez un identifiant de travail, sans collecter de données personnelles inutiles.
Séparer les temps
Travail actif, attente et correction sont relevés dans des champs différents. Une interruption ne devient pas automatiquement du temps économisable.
Noter la cause
Une pièce manquante, une règle ambiguë et un problème logiciel ne se corrigent pas de la même façon.
Documenter les réserves
Précisez ce qui est chronométré, estimé ou manquant. Les absences de données ne valent pas zéro.
Lire les chiffres sans décider trop vite
Un volume élevé peut justifier une automatisation, mais aussi révéler une étape inutile. Un délai long peut venir d’un accord managérial en attente. Un grand nombre de corrections peut signaler une mauvaise donnée source. Examinez la cause avant de chiffrer un développement.
La collecte doit rester proportionnée. Pour les données personnelles, la CNIL recommande de prévoir les protections dès la conception ; cette grille n’exige pas de surveiller chaque salarié ni de collecter le contenu intégral des dossiers.
Ce que vous apportez à un audit
Préparez le relevé, quelques dossiers représentatifs, la définition de chaque indicateur et les contraintes de vos outils. Ajoutez qui peut valider les règles et les futures mesures. Nous pouvons alors discuter d’une amélioration sur une base explicite.
Pour interpréter les difficultés avant de lancer ce relevé, consultez les signes observables. Pour passer des mesures à une estimation économique, utilisez le calcul du ROI logiciel.
Sources et périmètre
Sources primaires consultées le 24 octobre 2026. Les grilles et exemples de cette page sont des outils pédagogiques proposés par Mexar, pas des seuils officiels.